職場にかかってきた電話の対応をするときは、

一個人としてではなく組織に属する人間として、

電話の向こうの相手と対することになります。

己が関知しないことであっても「分からない」

「担当ではない」といったように直接的な言葉を

伝えるのではなく、丁寧な言葉をもって相手に

お待ちいただくように伝えましょう。

 

対応できる社員がすでに帰宅して職場にいない場合、

その旨を正直に、「帰宅」ではなく「退社」した

として伝えます。電話の相手が仕事中である可能性が

高い中で、一方的に仕事を終えて帰ったと伝えてしまう

のは聞こえが良くなく、相手に不安や不信感を与える

可能性があるからです。

 

「退社」とだけ言うと職場を辞したようにも聞こえる

ので、最初に本日はとつけて、正確に伝わるように

するのがよいでしょう。担当者が営業時間中に早退

してしまった場合など、一般的な退社時刻よりも早い

場合には、外出中と言って明日以降にこちらからかけ

直すと説明します。

 

 

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